Metod för att använda kompetensen rätt

Här hittar du en metod, inspiration och material för att ta reda på hur kompetensen kan används på bästa sätt i verksamheten.

När rätt kompetens är på rätt plats skapas bra kvalitet i verksamheten. För medarbetarna ökar både motivation och engagemang när deras kompetens används på bästa sätt. Men hur vet vi att vi gör rätt saker? Att rätt person gör de sakerna? Och att sakerna genomförs på bästa sätt?

Metoden innebär att chefer och medarbetare genom workshops granskar uppdrag, arbetssätt, arbetsfördelning och yrkesroller för att skapa en bild av nuläget och gemensamt utforska nya lösningar för att använda kompetensen på ett ändamålsenligt sätt.

Materialet ska vara ett stöd för att komma igång eller intensifiera arbetet med att använda kompetensen rätt.

Bygger på Örebromodellen

Modellen som materialet bygger på kommer från Örebro kommun. Den kan vara en del i arbetet med strategisk kompetensförsörjning och ett sätt att verksamhetsutveckla i samverkan med medarbetare. Metoden har arbetats fram under lång tid och anpassats under vägens gång.

Det material som SKR presenterar här är en komprimerad version av Örebros modell.

Till vem riktar sig materialet?

Materialet riktar sig i första hand till HR/personalavdelningar som stöttar chefer i arbetet med verksamhetsutveckling och kompetensförsörjning. Arbetet planeras och genomförs av HR och chefer – på verksamhets- eller ledningsnivå - tillsammans med medarbetare.

Det här ingår i metoden

Materialet bygger på två workshops som leds av en processledare. Den första workshoppen kartlägger nuläget och vilka arbetsuppgifter som görs idag, den andra analyserar om arbetsuppgifterna utförs på rätt sätt och av rätt kompetens.

Materialet är i form av en powerpoint-presentation med talmanus i anteckningssidorna med två tillhörande mallar att använda under workshopparna.

För att kunna öppna och redigera materialet, behöver du ha programmen Microsoft Powerpoint och Microsoft Excel installerade på din dator.

Använd kompetensen rätt, en workshopmodell (Powerpoint) Powerpoint, 790 kB.

Mall 1 - Sortera arbetsuppgifter (Excel) Excel, 14 kB.

Mall 2 - Förslag på nya arbetssätt (Excel) Excel, 45 kB.

Hur ska materialet användas?

Du kan utgå från materialet som det är. Du kan också se materialet som en inspiration, använda de delar som passar dig och anpassa materialet utifrån den aktuella verksamhetens förutsättningar.

Ett sätt att göra en förkortad version av modellen är att bara använda workshop 1. På det sättet kan man prova på arbetssättet och få en temperaturmätare, innan man går vidare till analysdelen i workshop 2.

Viktigt att tänka på!

Oavsett mål, syfte och användning av materialet är det viktigt att arbetet är förankrat på ledningsnivå. Därefter är det av största vikt att kommunicera syfte och mål tydligt till de deltagande medarbetarna.

Här är ett antal frågeställningar som är bra att hantera innan man drar igång:

• Varför ska vi göra det här arbetet? Vad är målet?
• Hur ska chefer ta hand om det som kommer fram om man drar igång ett arbete?
• Vem ska leda processen?
• Hur ska vi genomföra arbetet? Vilka förutsättningar har vi just nu? Vad är vår tidplan?
• Vilka ska medverka i arbetet?

Örebro kommun berättar om sin modell

I projektet ”Fler vägar in – breddad rekrytering” har Örebro kommun arbetat fram en modell för arbetsdelning - Använd kompetensen rätt. Modellen utgår från interaktiva workshops med medarbetare på kommunala arbetsplatser som identifierar verksamhetens olika arbetsuppgifter och analyserar utifrån frågeställningar gör vi rätt saker, gör vi rätt och gör rätt kompetens rätt saker. Längd: knappt 4 minuter.