Arbetsgivarens ansvar vid omfattande personalfrånvaro

Då verksamheten är hårt ansträngd och det finns svårigheter att få bemanningen att räcka till kan arbetsgivaren inom ramen för lag och kollektivavtal vidta åtgärder för att upprätthålla verksamheterna.

Arbetsgivaren kan exempelvis bli tvungen att förskjuta arbetstid, beordra övertid och nödfallsövertid, beordra jour och beredskap eller återkalla beviljad semester. Arbetstagaren har en skyldighet att byta schema, förskjuta arbetstiden, arbeta övertid och mertid, fullgöra jour och beredskap, vikariera för andra samt att inom ramen för anställningsavtalet arbeta på annan arbetsplats.

Cirkulär 20:13 - Bemanning vid omfattande personalfrånvaro

Arbetsgivaren behöver ta fram scenarier och utforma planer för att klara av en omfattande personalfrånvaro och samtidigt säkra bemanningen.

Åtgärder för att säkra bemanningen vid kris

1. Gör en prioritering av verksamheterna i nära samarbete med verksamhetscheferna. Svara på frågor som: vad kan skjutas fram, vad kan ställas in och vad måste absolut vara igång?
2. Ha en löpande dialog med de fackliga organisationerna om arbetet och de prioriteringar som kommer att behöva göras.
3. Inventera alla möjligheter till bemanningsförstärkning. Erbjud deltidsanställda att gå upp på heltid, ta in extrapersonal, studenter, tidigare anställda, pensionärer, bemanningspooler. Går det att snabbutbilda? Finns möjlighet att rekrytera från andra verksamheter på orten där personal permitterats? Finns resurser i frivilligverksamheten som kan bidra?
4. Ha en dialog med medarbetare i de verksamheter som inte är högst prioriterade om att de behöver vara beredda på att behöva förstärka i den mest akuta verksamheten. Säkra gemensamt att dialogen fungerar och är konstruktiv. För också dialog på individnivå – mellan chef och medarbetare. Utgångspunkten är att alla kan och behöver bidra med något, men det kan ske på olika sätt.
5. Frivillighet är första alternativet. I ett mycket kritiskt läge kan dock frågan ställas på sin spets, och ytterst kan arbetsgivaren tillfälligt beordra en arbetstagare att vikariera för annan personal. Det kan innebära att personal får arbeta med helt andra uppgifter än det man normalt gör, förutsatt att personen har kompetens för uppgiften. Här är det viktigt att ge arbetstagaren förutsättningar att klara situationen. Läs mer om detta nedan, främst under rubriken Vad innehåller bestämmelsen om allmänna åligganden och vilken praktisk hantering bör arbetsgivare tänka på?

Om ett krisläge uppstår i kombination med en omfattande och avgörande påverkan på personalförsörjningen kan sektorns Krislägesavtal aktiveras.

Krislägesavtal

I en situation som kräver omfattande personella resurser eller med stort personalbortfall är frågan om att säkra bemanning i verksamheterna av största vikt. Arbetsledningen behöver då sannolikt fatta snabba beslut att beordra övertid, byta scheman, tillfälligt byta arbetsplats, vikariera för annan arbetstagare eller fullgöra jour och beredskap. Men verksamheten behöver också se över möjligheter att styra arbetstagare dit där de kan hjälpa till och behövs mest.

För dialog med arbetstagaren vid förändringar av arbetsuppgifter

Förändringar gällande när, var och med vilka arbetsuppgifter arbetstagaren utför arbetet bör i första hand ske med grund i frivillighet från arbetstagaren och genom dialog. Lämpligt är även att i första hand se över om arbetstagaren kan behövas inom ordinarie verksamhetsområde, för att tillvarata den kompetens som finns. Det är självfallet också viktigt att arbetsgivaren är lyhörd för om arbetstagare har giltiga skäl att avstå. Lika viktigt är det att arbetsgivaren också tar hänsyn till vilken kompetens arbetstagaren har och inte ger andra arbetsuppgifter än som arbetstagaren faktiskt förmår utföra.

Arbetstagarens allmänna åligganden och arbetsskyldighet

Allmänna åligganden för arbetstagaren anges i Allmänna bestämmelser § 6. Första momentets första rad anger arbetstagarens arbetsskyldighet; ”Arbetstagare ska utföra de arbetsuppgifter som framgår av för arbetstagaren gällande anställningsavtal och de åligganden i övrigt, som är förenade med anställningen”. Arbetsskyldigheten här är också i enlighet med praxis, bland annat utifrån den så kallade 29/29 principen. Den som är anställd som exempelvis sjuksköterska har alltså arbetsskyldighet som sådan inom arbetsgivarens hela verksamhet. Numera torde arbetsplatsen på anställningsavtalet oftast anges med ”för närvarande placerad vid”, vilket ger möjlighet till rörlighet. Ovanstående innebär att inom ramen för arbetsgivarens verksamhet kan arbetsgivaren tillfälligt placera sina medarbetare där verksamheten så kräver. Arbetsgivarens beslut är så kallade arbetsledningsbeslut och ska självfallet utgå från den situation som råder.

Förutom tillfälliga placeringar och förändrade arbetsuppgifter inom ramen för arbetsskyldigheten, har arbetsgivaren möjlighet att med stöd av arbetsledningsrätten beordra arbetstagaren att arbeta övertid, byta schema, fullgöra jour och beredskap, arbeta utöver fastställd arbetstid samt att fullgöra jour och beredskap. Dessa åtgärder är inte begränsade tidsmässigt.

Vikariatsförordnande

Utöver vad som sagts ovan har arbetsgivaren genom beslut om så kallat vikariatsförordnande, möjlighet att tillfälligt även ge arbetstagaren arbetsuppgifter som normalt ligger utanför arbetsskyldigheten i anställningsavtalet. Det innebär att arbetstagaren tillfälligt kan behöva vikariera för någon annan i dennes arbete för att säkerställa att viktig verksamhet kan fortsätta bedrivas. Vikariatsförordnandet innebär alltså en omfattande arbetsskyldighet för arbetstagaren som även kan sträcka sig utanför avtalsområdet, men det är alltid av tillfällig natur. Exempel på vikariatsförordnande är administrativ personal med vårdkompetens som går in i vården och arbetar för att fylla vakanser. Arbetstagaren är inte skyldig att arbeta på ett vikariatsförordnande längre tid än sex månader under ett kalenderår eller i följd (se anmärkning 2 till AB § 6 moment 1). Det finns däremot ingenting som hindrar att arbetstagaren frivilligt går med på en förlängning.

Stadigvarande förflyttning

Utöver vad som angivits ovan finns en möjlighet för arbetsgivaren att stadigvarande förflytta en arbetstagare till andra arbetsuppgifter eller annan arbetsplats. Denna åtgärd sker då alltid inom ramen för arbetsskyldigheten enligt anställningsavtalet, vilket för Kommunals avtalsområde typiskt sett bedöms vara vidare än inom avtalsområden för tjänstemän. Ett beslut om stadigvarande förflyttning ska föregås av MBL-förhandling. Detta är också givetvis ett möjligt verktyg för arbetsgivaren att säkerställa att viktig verksamhet hålls igång på lång sikt. För stadigvarande förflyttning ska arbetsgivaren ha vägande skäl för åtgärden om arbetstagaren motsätter sig förflyttningen.

Stadigvarande förflyttning ska inte blandas ihop med ett tillfälligt behov av att arbetstagaren byter arbetsplats eller arbetsuppgifter inom ramen för arbetsskyldigheten. Sådana tillfälliga åtgärder för att säkerställa viktiga verksamheter under pågående pandemi, sker utifrån arbetsgivarens arbetsledningsrätt.

Allmänna bestämmelser (AB)

För vikariatsförordnanden av kortvarig karaktär rekommenderar SKR att inte ändra på arbetstidsmåttet för arbetstagaren om måttet är annat i vikariatsförordnandet jämfört med ordinarie anställning.

Om vikariatet däremot beräknas vara under en längre period så ska arbetstidsmåttet anpassas efter de förutsättningar som gäller där arbetstagaren vikarierar.
Värt att notera är att om arbetstagaren är anställd på bilaga U eller M så ska fortfarande de villkoren runt arbetstidsförläggning gälla i grunden. Detta utifrån att bilagorna har annan struktur och hantering gällande arbetstiden.

Allmänna bestämmelser (AB) med bilagor

Förläggning av arbetstid

Arbetstagaren ska följa den förläggning av arbetstid som verksamheten har där hen vikarierar. Om exempelvis den verksamhet som arbetstagaren är förordnad att vikariera inom har arbetstidsförläggning under helger och kvällar så innebär vikariatet även en skyldighet för arbetstagaren att fullgöra arbetstid på dessa tider. Det samma gäller om det finns behov av jour och beredskap.

Ersättningar

Samtliga bestämmelser om ersättning i AB (§§ 20-24) gäller som vanligt på vikariatsförordnandet. O-ersättning ska utbetalas om arbete utförts under sådan tid, övertidsersättning gäller vid beordran och om vikariatet innebär att arbetstagaren får ändrad arbetstidsförläggning så gäller ersättning för förskjuten arbetstid (9 dagar).

Värt att notera är att för lärare anställda på bilaga M gäller inte bestämmelsen om förskjuten arbetstid. Istället gäller arbetstidslagen som innebär att förändrad arbetstidsförläggning vanligtvis ska meddelas med 14 dagars varsel.

Om arbetstagare som har ett arbetstidsmått på 40 timmar per vecka behöver arbeta under någon så kallad lätthelgdag, vilket kan bli aktuellt med anledning av kommande påskhelg, så ska denna arbetstid ersättas med övertidsersättning enligt AB § 20.

Varje region och kommun förfogar över sin egen personal och ska ange med vilka aktörer de ska samverka på lokal, regional och nationell nivå. Det kan bli aktuellt att låna ut personal som stöd till andra kommuner eller regioner som har hög belastning på grund av omfattande personalbrist. Det kan även bli aktuellt att låna ut kommunens eller regionens personal till ett helägt bolag, särskilt vid akuta krissituationer.

Arbetsrättsligt är utgångspunkten att arbetstagarens arbetsskyldighet endast gäller inom ramen för arbetsgivarens verksamhet samt inom de ramar som följer av anställningsavtalet, kollektivavtal och praxis. Utlåning av personal förutsätter därför att arbetstagaren accepterar att tillfälligt jobba hos en annan arbetsgivare. Arbetstagaren får fortsatt lön och andra ersättningar från den egna arbetsgivaren.

Ett annat alternativ är att arbetsgivaren beviljar tjänstledighet och att arbetstagaren erhåller anställning hos den andra kommunen eller bolaget under motsvarande tid. Även detta förutsätter naturligtvis att arbetstagaren accepterar lösningen.

Vid en krissituation är det av största vikt att säkra bemanningen. Detta innebär ett behov av att med ett övergripande helhetsperspektiv tillgodose personalbehov i utsatta kommuner och regioner. Vid in- respektive utlåning av personal föreligger det ett gemensamt arbetsmiljöansvar. Det är två parter, den som lånar in och den som lånar ut personal, som har ansvar att samordna och komma överens om vem som gör vad i arbetsmiljöarbetet. De som lånar in respektive ut personal måste tydligt komma överens om hur denna samordning ska gå till och hur arbetsmiljöarbetet bedrivs för att förebygga risker bland inlånad personal.

Inlånande arbetsgivare

Arbetsgivare som lånar in personal är arbetsledare och har arbetsmiljöansvar för sådant som är kopplat till det utförda arbetet. Inlånad personal ska ges möjlighet till att medverka i arbetsmiljöarbetet och riskbedömningen av det dagliga arbetet. Det är viktigt att den mottagande arbetsledningen ger en introduktion beträffande rutiner och förutsättningar på den tillfälliga arbetsplatsen.

Utlånande arbetsgivare

Arbetsgivare som lånar ut personal har ansvar för att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete oavsett var den utlånade personalen arbetar. Den utlånande arbetsgivaren har rätt att undersöka arbetsmiljön alternativt begära att få ta del av mottagande arbetslednings riskbedömningar.
Den utlånande arbetsgivaren ansvarar för den arbetslivsinriktade rehabiliteringen och ska vid allvarliga olyckor, allvarliga tillbud och arbetsskador som sker under utlåningstiden anmäla till Arbetsmiljöverket och Försäkringskassan. Detta förutsätter att utlånande arbetsgivare snarast får information om det inträffade. Arbetsmiljöansvarig som inte anmält en allvarlig händelse till Arbetsmiljöverket kan personligen bli dömd i domstol att betala böter.

Räddningstjänstinsatser

Notera att vid räddningstjänstinsatser gäller lagen om skydd mot olyckor. En konsekvens av tillämpning av denna lagstiftning blir att det är räddningsledaren som har det övergripande ansvaret även för arbetsmiljön.

Anmäl arbetsskada, Arbetsmiljöverkets och Försäkringskassans e-tjänst

Skyddsombud

Både inlånande och utlånande arbetsgivares skyddsombud har rätt att företräda den lånade personalen. Skyddsombuden kan också, med utgångspunkt i det egna skyddsområdet, ställa krav beträffande den egna arbetsgivarens arbetsmiljöarbete.

Att hyra ut och hyra in personal – det gemensamma arbetsmiljöansvaret, Arbetsmiljöverket

Om synnerliga skäl finns är arbetstagaren skyldig att avbryta sin semester och återgå i arbete. Vistas då arbetstagaren på annan ort ges skälig ersättning för extra kostnader som uppkommit. Ersättning till arbetstagaren vid avbruten semester framgår av Allmänna Bestämmelser §27 mom.13. De extra semesterdagar som kan utges gäller under avbruten huvudsemester.

Arbetsgivare som överväger att avbryta medarbetares semester ska ha gjort en riskbedömning av bemanningsläget och på relevanta sätt försökt täcka behovet av personal, exempelvis med vikarier eller övertid. Först därefter kan semester avbrytas.

Rätten till föräldraledighet, studieledighet, ledighet för att bedriva näringsverksamhet och ledighet för fackligt arbete föreligger med stöd av lag. Redan beviljad sådan ledighet kan inte ensidigt återkallas eller avbrytas av arbetsgivaren. Däremot kan arbetsgivaren alltid ha en dialog om arbetstagarens möjligheter att återgå i arbetet tidigare, helt eller delvis, och på så sätt bli överens om att en tjänstledighet bryts.

Utöver ovan nämnda tjänstledigheter finns även tjänstledighet av andra skäl som arbetsgivare och arbetstagare är överens om. Möjligheten att avsluta sådan tjänstledighet beror då på hur det avtalet ser ut. Om inget anges om villkor för avbrytande av tjänstledigheten utan endast vilken period tjänstledigheten gäller, kan avtalet inte ensidigt brytas/återkallas av någon part. Däremot kan arbetsgivaren ha en dialog med arbetstagaren och komma överens om att tjänstledigheten avbryts helt eller delvis, förskjuts eller inte påbörjas alls.