Arbeta med analys

I alla styr- och ledningssystem som används inom kommuner och regioner ingår delar som planering, uppföljning, analys och åtgärder. RKA och SKR har tillsammans utvecklat den modell som beskriver hur dessa delar samspelar och vad de innehåller för olika moment. Vi har kallat modellen för Styrsnurran.

Analys och uppföljning behövs för att utveckla och förbättra verksamheter och deras effektivitet och det är också inom det området som RKA kan ge kommuner och regioner stöd.

Konkret stöd för jämförelse och analys

Koll på analysen (PDF) Pdf, 830 kB.

Skriften beskriver analysprocessen och hur nyckeltal och jämförelser kan användas för att utveckla och förbättra verksamheter. Den beskriver

• vilka olika jämförelser som är relevanta för kommuner och regioner att göra vid en analys
• varför man behöver göra analysen
• vilka olika metoder som kan användas för att söka orsaker till avvikelser.

Analysmall som arbetsdokument

Till skriften hör en mall i Excel som du använder när du arbetar med dina avvikelser, för att dokumentera dina fynd och för att strukturera analysprocessen. Mallen följer analysstegen i Styrsnurran och analysskriften.

Så här arbetar du i mallen

1. På den första fliken i mallen som vi kallar ”Avvikelser”, fyller du i de avvikelser som du vill undersöka. När du sedan gör dina jämförelser i Kolada noterar du dina fynd i de olika kolumnerna. I kolumn S prioriterar du vilken avvikelse du tar med dig över till nästa flik Orsaker. Här behöver du alltså göra en första prioritering.
2. På den andra fliken ”Orsaker” arbetar du kolumn för kolumn med att lista möjliga orsaker och sedan undersöka dessa förslag på möjliga orsaker. Även här behöver du göra en prioritering – i kolumn G väljer du en eller ett fåtal orsaker som du tar med dig till mallens sista flik ”Åtgärder”.
3. På den tredje fliken ”Åtgärder” startar du längst till vänster (kolumn A) med att fylla i din avvikelse. I kolumn B listar du de orsaker du valt att ta med från orsaksfliken. Fyll i redan pågående åtgärder i kolumn C och i kolumn D listar du förslag på nya åtgärder, dvs åtgärder som kopplar till avvikelsen och de orsaker som listats. De sista kolumnerna handlar om nuläge, ansvar, planering samt hur ni ska följa upp åtgärden.
   

Ladda hem mallen och starta din analys. Ta kontakt med oss på RKA om du har några funderingar.

Analysmall avvikelser, orsaker och åtgärder (Excel) Excel, 18 kB.

Styrsnurran - modell för förbättring och utveckling

Styrsnurran, se bild nedan, är en modell som beskriver planering, uppföljning och analys samt åtgärder som olika delar som behöver ingå i ett styr- och ledningssystem. Varje del i styrsnurran innehåller olika aktiviteter som påverkar och ger stöd till varandra.

Planering

I steget Planering beskrivs uppdraget och politiken tydliggör vad som ska uppnås genom att ta beslut om visioner och strategier. Detta konkretiseras genom att sätta mål där det framgår vilka resultat och effekter som ska uppnås ur ett brukar- och medborgarperspektiv både på kort- och lång sikt. Därefter sker resursfördelning och olika typer av verksamhetsplaner, aktivitetsplaner och handlingsplaner upprättas där det klart framgår vilka prestationer och aktiviteter som ska genomföras, samt vem som ansvarar för dessa.

Aktiviteter som ingår i steget att Planera:

1. Beskriv uppdrag
2. Sätta mål
3. Resursfördelning
4. Handlingsplan

Uppföljning och analys

I steget Uppföljning och analys fångas avvikelser, både positiva och negativa, upp genom att följa upp och analysera resultat. Inledningsvis samlas den information ihop som behövs för analysen och sedan följer en fas av fokusering.

Genom att göra jämförelser med mål, över tid, med andra kommuner eller regioner och mellan olika grupper av kvinnor och män, flickor och pojkar framträder de mest väsentliga avvikelserna. Bakomliggande orsaker synliggörs, slutsatser dras och förslag till åtgärder tas fram.

Aktiviteter som ingår i steget Uppföljning och analys:

1. Samla ihop information
2. Fokusera
3. Sök orsaker
4. Dra slutsatser
5. Förslag till åtgärder

Åtgärder

I steget Åtgärder tas konsekvensbeskrivningar fram kring de olika åtgärdsförslagen, prioritering sker och beslut fattas om hur åtgärderna ska tas vidare.

Aktiviteter som ingår i steget Åtgärder:

1. Konsekvensbeskrivning
2. Prioritera
3. Beslut

Med verktyget Jämföraren i Kolada kan du jämföra nyckeltal