Beslutsfattande utan fysiska möten i kommunala bolag med anledning av covid-19

Styrelsens beslutsförhet regleras i 8 kap. 21 § aktiebolagslagen (2005:551), ABL. Enligt paragrafens första stycke är styrelsen beslutför om mer än hälften av hela antalet styrelseledamöter är närvarande.

Med hela antalet styrelseledamöter menas det antal som ska finnas enligt bolagsordningen, eller, om där anges ett högsta och lägsta antal, det antal som ska finnas enligt bolagsordningen och beslutet om styrelseval.

Arbetstagarledamöterna ska räknas med när bestämmelsen tillämpas. Observera dock att arbetstagarrepresentanterna i kommunala bolag ofta inte är fullvärdiga styrelseledamöter. När undantag från lagen (1987:1245) om styrelserepresentation för de privatanställda beviljats eller avtal om undantag träffats mellan bolaget och fackförbundet räknas inte arbetstagarrepresentanterna med vid bedömningen av om styrelsen är beslutsför.

I bolagsordningen kan ha föreskrivits högre antal för beslutsförhet än vad lagen kräver.

En suppleant räknas som styrelseledamot när denne ersätter en ledamot.

Som huvudregel får beslut får inte fattas i ett ärende, om inte såvitt möjligt samtliga styrelseledamöter har:

1. fått tillfälle att delta i ärendets behandling, och
2. fått ett tillfredsställande underlag för att avgöra ärendet.

I brådskande ärende kan det dock göras undantag från denna huvudregel.

Beslut i brådskande ärenden

I brådskande fall kan styrelsen fatta beslut trots att alla styrelseledamöter inte har hunnit involveras i ärendet. Går det inte att skjuta upp nödvändiga styrelsebeslut utan att bolaget drabbas av avsevärda olägenheter, får alltså sammanträdet genomföras, trots att en viss styrelseledamot inte har getts möjlighet att delta vid sammanträdet. Bestämmelsen om beslutsförhet (se ovan) kan dock aldrig åsidosättas och det kan därför vara nödvändigt att ersätta den utevarande styrelseledamoten med en suppleant.

Bestämmelsen om att samtliga styrelseledamöter ska ges tillfälle att delta i ärendets behandling och ha fått ett tillfredsställande underlag för att avgöra ärendet är straffsanktionerad (30 kap. 1 § första stycket 3 ABL).

Kommunala bolagsstyrelser har inte motsvarande formkrav för sina sammanträden som kommunala nämnder. Bolagsstyrelserna avgör själva om sammanträden ska hållas på distans t.ex. som telefonmöte eller videokonferens.

Ska man hålla distansmöte torde alla som har rätt att delta i mötet behöva gå med på formerna för mötet. Alla ledamöter ska kallas till distansmötet och få möjlighet att vara med i beredningen av ärendet. Vidare torde krävas att alla ledamöter får möjlighet att delta i mötet på likvärdiga tekniska villkor.

Samtycket till sammanträdesformen kan t.ex. inhämtas genom att ledamöterna i kallelsen till distansmötet utöver att anmäla förhinder även uppmanas att bekräfta att de samtycker till att mötet sker på det sätt som beskrivs i kallelsen.

Till skillnad mot vad som gäller för styrelsemöte per capsulam (se nedan) räcker det att skriva ett vanligt protokoll utan krav på underskrifter av alla ledamöter. Det finns dock inget hinder mot att låta alla ledamöter som deltagit i mötet justera protokollet. En sådan ordning kan säkerställa att alla uppfattat vilka beslut som fattats under mötet, något som annars kan vara en utmaning vid t.ex. ett telefonmöte.

Om samtliga styrelseledamöter är överens om förfarandet kan styrelsen fatta beslut utan att något sammanträde hålls. Besluten tas då in i ett protokoll som anger att besluten har tagits utan sammanträde (per capsulam) och samtliga styrelseledamöter skriver under protokollet med namn och underskriftens datum.

Beslutsfattande per capsulam kan gå till på olika sätt. Ordföranden kan t.ex. lägga fram beslutsförslag till de enskilda ledamöterna, muntligt eller skriftligt och se till att ledamöternas ståndpunkter samlas in och protokollförs.

Den löpande förvaltningen

Den verkställande direktören ska sköta den löpande förvaltningen enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar, 8 kap. 29 § första stycket ABL. Vilka ärenden som ingår i den löpande förvaltningen blir i viss mån beroende av verksamhetens art och företagets storlek. De för driften nödvändiga åtgärderna faller i allmänhet inom den löpande förvaltningen, såsom avtal med kunder och leverantörer, anställningsavtal m.m., allt under förutsättning att sådana avtal inte med hänsyn till sitt innehåll, sin långvarighet eller de värden som står på spel framstår som osedvanliga eller av stor betydelse för bolaget. Till driften och därmed till VD:s kompetensområde hör vidare verkställandet av beslut som har fattats av styrelsen.

Beslutsfattande under extraordinära omständigheter

Om bolagets styrelse inte kan fatta beslut har verkställande direktör en extraordinär möjlighet att fatta beslut inom hela bolagets verksamhet, även inom område som normalt ska beslutas av styrelsen. Styrelsen ska då så snart som möjligt underrättas om beslutet. (Se 8 kap. 29 § andra stycket ABL.)

Utrymmet för att använda sig av denna bestämmelse är dock begränsat. Uttrycket ”väsentlig olägenhet” lär innebära att det i det specifika fallet finns risk för att bolaget, om åtgärder inte vidtas, drabbas av en inte obetydlig skada.

Om styrelsen under längre tid går över till att hålla styrelsemöten på distans och framförallt om beslutsfattande per capsulam tillämpas behöver den även beakta sitt informationsbehov utifrån kravet på styrelsen att fortlöpande bedöma bolagets verksamhetsmässiga och ekonomiska situation.

Om känslig eller sekretessbelagd information avhandlas vid styrelsemöte på distans eller per capsulam måste lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder vidtas för att skydda uppgifterna och säkerställa sekretessen.

Bestämmelserna om bolagsstämma förutsätter att ett formenligt sammanträde mellan flera aktieägare hålls. Om alla aktieägare är överens om formerna finns det dock inget som hindrar att en fysisk bolagsstämma ersättas av mer flexibla förfaranden, t.ex. att stämman sker som ett distansmöte eller genom att protokoll över fattade beslut upprättas och undertecknas av samtliga aktieägare (per capsulam-stämma).

SKR har tagit fram principer för styrning av kommun- och landstingsägda bolag. I dessa, regel 2.2, finns information om hur en bolagsstämma kan hållas per capsulam.

Principer för styrning av kommun- och landstingsägda bolag

Folkhälsomyndigheten har på sin webbsida rekommendationer och underlag om riskbedömning av evenemang och sammankomster med anledning av covid-19 och om allmänna åtgärder för att minska smittspridningsrisken, som bör kunna tjäna som vägledning i kommunal verksamhet.

Riskbedömning av evenemang och sammankomster med anledning av covid-19, Folkhälsomyndigheten

Folkhälsomyndigheten har den 1 april gett ut föreskrifter och allmänna råd om allas ansvar att förhindra smitta av covid-19 m.m. Föreskriften och de tillhörande allmänna råden riktar sig till verksamheter, enskilda, riskgrupper m.fl. och innehåller därutöver särskilda råd för vissa utpekade verksamhetstyper.

Nya allmänna råd: Håll avstånd och ta personligt ansvar, Folkhälsomyndigheten